福岡市を中心に福岡県・佐賀県の人事・労務の問題を親身にサポートします。就業規則からマナー研修、経営計画まで。ＫＳ人事研究所

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　採用関係

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
卒業生推薦のお願い		会社→学校	採用戦略に関してのご相談は、こちらから

会社説明会のご案内		会社→学生等
		出欠に関する返信用ハガキをつけるとよいでしょう。
採用試験日通知		会社→応募者

採用試験日通知（2次以降）		会社→応募者

採用内定通知		会社→応募者
		（通知のみ。）採用試験後できるだけ結果は早めに通知しましょう。また、別紙の「入社承諾書」などを添付しましょう。
採用内定通知		会社→応募者
		（通知と、書類提出依頼（期限付き）。）「身元保証書（契約書）」「入社承諾書」などの様式を添付しましょう。また、「卒業証明書」なども一緒に提出してもらいましょう。（就業規則に、採用時に提出してもらう書類を挙げておきましょう。）入社日までの事前研修やアルバイトの可能性を含めたスケジュール等を後日設定し、連絡する予定があれば、その旨もあらかじめ追記しておきましょう。
採用内定に関する父兄への挨拶状		会社→父兄
		内定者のご父兄宛の挨拶状です。
入社承諾書		応募者→会社
		内定を出した応募者に提出をお願いしましょう。
不採用通知		会社→応募者
		採用試験後できるだけ早めに通知しましょう。応募していただいた方への感謝の意味で、クオカードなどを一緒に送付する企業もあります。

人事・労務でお困りのことはございませんか？
親切・丁寧にご相談にお答えします。
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　入社関係

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
雇用契約書（正社員）		会社⇔社員	自社のルールや自社の就業規則に合った労働契約書を作成したいとお考えの場合は、ご相談ください。ご相談は、こちらから
		人を採用する場合、労働基準法15条により、労働条件を明示することが定められています。労働契約書は正本２部を作成し、使用者（会社）と労働者（社員）がそれぞれ一部ずつ保管します。
雇用契約書（パート等）		会社⇔社員
		期間雇用者には、雇用期間をきちんと明示することが必要です。（労働契約について、期間を定める場合には、原則として３年を超えることはできません）また、更新に関しても記載しておきましょう。パートタイム労働法により、パート社員には、「昇給」「賞与」「退職手当」の有無を明示しなければなりません。労働契約書は正本２部を作成し、使用者（会社）と労働者（社員）がそれぞれ一部ずつ保管します。
入社誓約書		社員→会社
		入社後、自社の社員として守るべきルールを遵守することを約束する文書です。記載にあるような一般的な事項のほか、自社特有の事項がある場合はそれらも漏れなく記載しておきましょう。
機密保持誓約書		社員→会社
		近年、個人情報等の漏洩が問題となっています。機密保持についても、入社時にきちんと誓約書を提出してもらいましょう。
身元保証契約書		社員→会社
		身元保証人の資格について、「日本国籍を持ち、国内在住の独立生計を営む者とする」などのように、会社が一定の範囲で限定することは一般的に差し支えありません。なお、身元保証人の人数は、１～２人とするのが通例となっています。親権関係にある者のほか１名（第三者）とするケースが一般的です。
身元保証人への挨拶状		会社→身元保証人
		身元保証人になって下さった方宛の挨拶状です。会社案内などを同封するとよいでしょう。

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　雇用管理

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
労働者名簿		社内にて作成・保管
		労働者名簿については、労働基準法107条により事業場ごとに作成することが義務付けられています。正社員のみならず、パートや日雇い社員についても必ず作成します。また、社員退職日から３年間保存することが義務付けられています。
年次有給休暇管理表（個人別） ※日単位取得に対応		－
		年間の有給休暇の消化日数を管理するための表です。いつ有給を取得したかを個人別に管理することができます。有給の取得については、いつまでに申請しなければならないかなどルールを明確にしておきましょう。
年次有給休暇管理シート(個人別) ※時間単位取得に対応		－
		平成22年4月改正の労働基準法に対応。年間の有給休暇の消化日数および時間単位での有給休暇取得数を管理するための表です。有休の取得については、いつまでに申請しなければならないかなどルールを明確にしておきましょう。
年次有給休暇管理一覧表		－
		年間の有給休暇の消化日数を管理するための表です。毎月どの社員が何日間の有給を使ったかが一目で分かります。有給の取得については、いつまでに申請しなければならないかなどルールを明確にしておきましょう。
住所変更届兼通勤経路変更届		社員→会社
		住所変更およびそれに伴う通勤経路の変更があった場合には、届出のルールを明確にしておきましょう。
家族関係諸移動届		社員→会社
		採用時の家族構成の報告、また、在職中に結婚・出生などで家族構成が変更になった際に提出してもらう書類です。

　勤務管理

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
出勤簿

休暇・欠勤等に関する届出		社員→会社
		各種休暇に関する社内のルール、また欠勤・遅刻・早退・外出等に関する社内のルールを定め就業規則に記載しておきましょう。
時間外・休日勤務申請承認書（月ごと）		社員→会社
		時間管理のルールについて就業規則に明記するとともに、申請・承認の方法について、社員に通知しておきましょう。
育児休業用休職復職申請書		本人→会社
		育児休業の社会保険料免除などの手続きがあるため、出産後、必ず再提出しましょう。
休職申出書		社員→会社	休職に関する規定およびメンタルヘルスについての対策に関するご相談は、こちらから
		病気休暇（休職）に関しては、就業規則できちんと規定しておきましょう。添付すべき書類（医師の診断書など）について、就業規則等で明確にしておきましょう。特に、メンタル不全者に関しては、復職に関する規定などを明確にしましょう。
休職通知書		会社→本人

復職届（病気）		社員→会社
		添付すべき書類（医師の診断書など）について、就業規則等で明確にしておきましょう。
復職願		本人→会社

職場復帰情報依頼書		会社→医療機関

職場復帰支援プラン		－

休職満了通知		会社→本人

　マイカー・車両関係

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
マイカー通勤誓約書		社員→会社
		マイカー通勤規定がない場合に使用します。
マイカー通勤　申請書・誓約書・許可証		社員→会社
		マイカー通勤規定がある場合に使用します。
駐車場使用申請書		社員→会社

マイカー業務上使用規定（大企業向け）
		従業員個人の車を会社の業務に使うときのモデル規定です。
マイカー業務上使用規定（中小企業向け）
		従業員個人の車を会社の業務に使うときのモデル規定です。

　退職

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
退職願		社員→会社
		自己都合退職については、「退職希望日の○日前までに届け出ること」というルールを、雇用の時点で伝え、さらに就業規則に明記しておきましょう。
退職届		社員→会社
		退職に当たって、会社に返還すべきものを記載しておきましょう。
死亡退職届		遺族→会社

定年退職通知書		会社→社員
		継続雇用（再雇用）などの本人申請を考えさせるためにも、数ヶ月前に通知しましょう。
退職にかかわる確認票		社員→会社
		退職日が決定した時点で、社員に記載をお願いしましょう。
退職時の秘密保持誓約書		社員→会社
		退職日が決定した時点で、社員に記載をお願いしましょう。
退職証明書（簡易版）		会社→社員
		退職者から請求があった場合には、遅滞なく交付しなければなりません。請求された事項のみを記載しましょう。
退職証明書（詳細版）		会社→社員
		退職者から請求があった場合には、遅滞なく交付しなければなりません。請求された事項のみを記載しましょう。

　懲戒・解雇等

書類名	DL	書類の流れ	その他
		注意事項など
始末書		社員→会社	解雇理由については、就業規則に規定していなければ実質解雇ができません。解雇を含め、懲戒処分に関する事項に関してのご相談は、こちらから
		ミスや過失、紛失、損失などの発生時に提出してもらいます。
懲戒処分通知書		会社→社員

解雇予告通知書		会社→社員
		会社が社員を解雇しようとする場合には、少なくとも３０日前に解雇予告をしなければなりません。（解雇予告の通知をした日は、日数に算入されず、その翌日から起算されます。）３０日前に予告をしない場合には、３０日分以上の平均賃金を支払う必要があります。解雇は、当該社員への影響が極めて大きいため、「客観的に合理性を欠き、社会通念上からみても相当性が認められ」ない場合には、権利の濫用に当たるとして無効となる場合があります。解雇理由については充分検討したうえで、決定することが重要です。
即時解雇通知書		会社→社員
		解雇は、当該社員への影響が極めて大きいため、「客観的に合理性を欠き、社会通念上からみても相当性が認められ」ない場合には、権利の濫用に当たるとして無効となる場合があります。解雇理由については充分検討したうえで、決定することが重要です。即時解雇の場合の解雇の予告に代わる解雇予告手当は、解雇の申渡しと同時に支払う必要があります。即時解雇する場合には、３０日分以上の平均賃金を支払わなければなりません。通知書においては、就業規則および労働基準法に即している点を強調しておきましょう。

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